Forretningsorden for bestyrelsen
Forretningsorden for bestyrelsen i det private børnehus Troldhøj
Bestyrelsen afholder møde ca. 8 gange om året. Møderne afholdes på rullende ugedage fra mandag til torsdags og i tidsrummet fra kl. 19.00 til 22.00. Mødedatoerne bliver planlagt på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.
Institutionens leder sikrer, at nyvalgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, ved første bestyrelsesmøde efter valget, får udleveret og underskrevet forretningsorden for bestyrelsen, tavshedserklæring og vedtægter.
Bestyrelsen inddrages i de beslutninger, der er af principiel og overordnet art, ligesom bestyrelsen orienteres om sager i daglig drift, der er særligt ressource- eller opmærksomhedskrævende.
Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker på foranledning af formanden og i samarbejde med institutionens leder. Indkaldelsen, der skal være skriftlig, skal indeholde en dagsorden med motiverede punkter og skal normalt være mødedeltagerne i hænde senest 8 dage inden mødet. Punkter der ønskes sat på dagsorden, skal være formanden i hænde senest 12 dage før bestyrelsesmødet. Punkter skal være motiveret og gerne med bilag. Materiale der ligger til grund for punktets behandling på mødet, udleveres så vidt muligt sammen med dagsordenen.
Formanden kan indkalde til ekstra ordinært bestyrelsesmøde. Ved henvendelse til formanden kan to faste bestyrelsesmedlemmer eller institutionens leder også kræve at der indkaldes til ekstra ordinært bestyrelsesmøde.
Dagsordenens faste punkter er:
Godkendelse af dagsorden
Nyt fra formanden
Informationspunkter
Godkendelsespunkter
Nyt fra personalerepræsentanten og institutionens leder Herunder 4 gange årlig budget- og regnskabsstatus, løbende info om børnetal og venteliste samt løbende info om personalesituationen.
Nyt fra bestyrelsens udvalg
Punkter til kommende møder
Eventuelt
Godkendelse af internt referat (underskrift)
Afbud meldes tidligst muligt pr. mail eller telefon til formanden og institutionens leder. Hvis ikke minimum 4 forældrerepræsentanter er tilstede aflyses mødet
Der vælges på første møde i den nye bestyrelse en fast referent blandt forældrerepræsentanterne. Referatet bliver afslutningsvis på alle møder godkendt via underskrifter fra alle forældrerepræsentanter. Efterfølgende tilgår det interne referatet hele bestyrelsen og et eksternt referat tilgår øvrige forældre og personaler i Troldhøj.
Bestyrelsesmøderne afvikles under ledelse af formanden og i dennes fravær næstformanden.
Møderne afholdes i henhold til den udsendte dagsorden, der udarbejdes af formand og institutionens leder på baggrund af evt. indkomne ønsker fra bestyrelsesmedlemmer og forældre. Referat af møderne offentliggøres ligeledes på hjemmesiden og placeres i bestyrelsesmappen på kontoret.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af de stemmeberettigede er til stede, dog skal enten formand eller næstformand være fysisk til stede. Beslutninger angående sager på dagsordenen afgøres, såfremt der ikke er enighed, efter almindelig stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Institutionens leder og personalerepræsentanten har ikke stemmeret. Ethvert stemmeberettiget medlem kan til hver tid undlade at stemme og forlange det ført til referat.
I tilfælde af et fast bestyrelsesmedlems ophør indtræder suppleanten i bestyrelsen.
Bestyrelsen kan nedsætte stående udvalg såsom forretningsudvalg, aktivitetsudvalg, samt ad hoc udvalg til særlige formål. Disse udvalg refererer direkte til bestyrelsen via et fast punkt på dagsordenen og skal handle i overensstemmelse med flertallet i bestyrelsen.
Udover de allerede nævnte pligter, påhviler det formand, udvalgsformænd og institutionens leder at holde hinanden og bestyrelsen grundigt orienteret om alle løbende sager.
Institutionens leder er garant for, at det der besluttes på bestyrelsesmøderne føres ud i livet.
Det er desuden institutionens leder der har det daglige ansvar for, at det af bestyrelsen godkendte budget overholdes. Udover løbende betalinger ud af huset kan lederen træffe beslutning om enkeltkøb op til 15.000,- kr. Forretningsudvalget kan træffe beslutning om enkeltkøb op til 30.000,- kr. Enkeltkøb over 30.000,- kr. kræver flertal i bestyrelsen.
I forbindelse med større udgifter til byggeriet i 2018 kan forretningsudvalget sammen med institutionslederen godkende større beløb, ud fra det af bestyrelsen opstillede bygningsbudget.
I sager, hvis afgørelse under ingen omstændigheder kan udsættes til et bestyrelsesmøde, vil beslutningen kunne tages af forretningsudvalget. Formanden er dog forpligtet til at orientere bestyrelsen om sådanne sager umiddelbart efter en eventuel beslutning, samt på først kommende bestyrelsesmøde at forelægge sagen til godkendelse.
Der påhviler alle bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, personalerepræsentanter og leder livsvarig tavshedspligt. Punkter der nødvendiggør tavshedspligt, behandles fortroligt på et lukket punkt, uden referat.
Der henvises i øvrigt til vedtægter for det private børnehus Troldhøj.
Godkendt af Børnehus Troldhøjs bestyrelse den 8. maj 2018.